Was ist die 5S-Methode?

Die 5S-Methode ist eine Herangehensweise, um Ordnung, Effizienz und Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern. Ihre Ursprünge hat die 5S-Methode in der Lean-Management-Bewegung der japanischen Automobilindustrie. So hat Toyota mit der 5S-Methode die Effizienz seiner Produktionsprozesse gesteigert, Verschwendungen reduziert und die Qualität verbessert.

All das wollen wir natürlich auch für uns und unsere Organisation. Die 5S-Methode wird heute erfolgreich in vielen Bereiche eingesetzt, wie dem Gesundheitswesen, dem Dienstleistungssektor, dem Einzelhandel und auch der Verwaltung. Kurzum: Die 5S-Prinzipien können praktisch überall dort angewendet werden, wo Ordnung, Effizienz und Produktivität gefördert werden sollen. Ganz wichtig: Mit der 5S-Methode fördert ihr eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung in eurer Organisation und arbeitet täglich „nebenbei“ an eurer Arbeitsorganisation.

Doch was sind jetzt genau die fünf Prinzipien der 5S-Methode?

Die Prinzipien der 5S-Methode

1. Sortieren (Seiri): Beginne damit, deinen Arbeitsplatz von unnötigem Ballast zu befreien. Schaue dir alles genau an und frage dich, was du wirklich für deine Aufgaben brauchst. Und dann ganz wichtig: Trenne dich von nicht mehr benötigten Dateien, Dokumenten, alten Unterlagen und veralteten Materialien. Hebe nur das auf, was wirklich wichtig ist, um den Fokus auf das Wesentliche zu behalten. Die Herausforderung: Je klarer deine Ziele und Aufgaben sind, desto leichter fällt dir die Unterscheidung zwischen Notwendigem und Ballast.

2. Systematisieren (Seiton): Als nächstes geht es darum, allem, was wichtig ist, den richtigen Platz zu geben. Platziere die verbleibenden Gegenstände und Unterlagen an festgelegten Plätzen (in echt oder virtuell). Ordne häufig benötigte Dinge in greifbarer Nähe an, während weniger häufig genutzte Gegenstände gut beschriftet und in zugänglichen Schränken, Regalen oder Speichersystemen aufbewahrt werden sollten. Organisiere es so, dass du alles leicht wiederfindest. Denn alles was du aufhebst ist wichtig. Und alles was wichtig ist, muss du wiederfinden. Dabei willst du keine kostbare Zeit verschwenden.

3. Säubern (Seiso): Jetzt kommt der Alltag mit all seinen Tücken. Halte deinen Arbeitsplatz sauber und ordentlich – und zwar immer, auch wenn eigentlich gerade keine Zeit ist. Regelmäßiges Aufräumen minimiert Ablenkungen und fördert ein angenehmes Arbeitsumfeld. Halte alles sauber, sortiere deine Unterlagen wo sie hingehören und achte dabei darauf, dass alles an seinem zugewiesenen Platz ist.

4. Standardisieren (Seiketsu): Mit der Zeit läuft alles runder. Du kennst die regelmäßigen Abläufe, dein System am Arbeitsplatz funktioniert. Entwickle aus diesen Best Practices klare Richtlinien und Standards für die Organisation deines Büros – und am Besten gleich für dein ganzes Team. Legt fest, wie Dinge angeordnet, beschriftet und gepflegt werden sollten. Diese Konsistenz reduziert bei allen im Team den mentalen Load und macht es allen leichter, sich im Büro zurechtzufinden und das richtige in bester Qualität zu tun. Auch wenn du mal nicht da bist.

5. Selbstdisziplin (Shitsuke): Die 5S-Methode ist ein Ansatz zur kontinuierlichen Verbesserung. Ihr fangt einmal damit an, nur aufhören solltet ihr nicht. Trainiere dich und deine Teammitglieder darin, die Methode kontinuierlich zu leben. Integriert die 5S-Prinzipien in eure täglichen Gewohnheiten und Arbeitssysteme, um eure Arbeitsplätz dauerhaft aufgeräumt und effizient zu halten.

Ganz klar: die 5S-Methode gibt nur Prinzipien vor, die alle unterschiedlich leben. Denn jedes Team ist anders. Unabhängig davon wie ihr es genau macht: Ein aufgeräumter Arbeitsplatz führt zu weniger Stress, schnellerem Auffinden von Informationen und letztendlich zu gesteigerter Produktivität. So schafft ihr mit der 5S-Methode eine Umgebung, in der mehr Zeit und Kraft für Kreativität und konzentriertes Arbeiten bleibt.

Die 5S-Methode und samarbeid

Vielleicht hast du es schon beim Lesen der 5S-Prinzipien geahnt: samarbeid hilft dir und deinem Team die 5S-Prinzipien im Alltag zu leben. Alles was in samarbeid eine Aufgabe wird, ist wichtig für dich oder das Team. So sortiert und trennt ihr das Wichtige vom Unwichtigen. Und das auch regelmäßig. Zeigt sich, dass eine Aufgabe nicht mehr relevant ist löscht oder überspringt ihr sie und schon säubert ihr den Arbeitsplatz des ganzen Teams. Und natürlich auch, wenn ihr eine Aufgabe erfolgreich abschließt.

Besonders hilfreich ist samarbeid, um eure Arbeit zu systematisieren. Leicht könnt ihr Aufgaben zu Prozessen machen, und aus guten Prozessen Vorlagen erstellen. So könnt ihr eure Arbeit schrittweise standardisieren. Und das besondere an samarbeid ist, dass ihr dafür kein IT-Team braucht. Euer Team kann flexibel Prozesse erstellen und verändern. Samarbeid passt sich an die Arbeitsweise eures Teams an – und nicht euer Team an die Funktionsweise der Software. Das alles hilft deinem Team, alle notwendigen Informationen leicht wiederzufinden. Und wenn ihr einmal begonnen habt samarbeid in eurer täglichen Arbeit im Team zu nutzen werdet ihr merken, dass es mit der Selbstdisziplin gar nicht so schwer ist. Denn samarbeid unterstützt das ganze Team kontinuierlich darin, die Arbeit effizient und mit hoher Qualität zu erledigen, und gleichzeitig die eigenen Prozesse schrittweise zu verbessern.