Samarbeid & Nextcloud – ein Vergleich

Es gibt einige Tools zur digitalen Zusammenarbeit und digitalen Ablage auf dem Markt – und jedes hat seine Vor- und Nachteile. Was unterscheidet diese von samarbeid und unter welchen Voraussetzungen sollte ich mir was genauer anschauen? Diese und weitere Fragen möchten wir hier für dich klären. In unserem Nextcloud-Vergleich stellen wir die beiden Werkzeuge in verschiedenen Kategorien gegenüber, sprechen über die Unterschiede und wann welches Tool sinnvoll ist. Und direkt ein Spoiler: Ein Cloud-Speicher und samarbeid ergänzen sich unheimlich gut. Hier geht es am Ende also vielleicht gar nicht um ein entweder-oder.

Nextcloud ist wie andere Cloudlösungen (bspw. Owncloud) zuallererst ein Ort, an dem gemeinsam Dokumente abgelegt werden können. Das, was früher das gemeinsame Netzlaufwerk war, ist heute die Cloud. Daher fangen wir mit dem an, was Nextcloud ausmacht: Die Datenspeicherung.

Nextcloud-Vergleich 1: Datenspeicherung und -nutzung

Nextclouds Kerngeschäft ist die Datenspeicherung in Ordnerstrukturen, die Nutzende für sich anlegen können. Diese Daten können dann gemeinsam auf dem Laufwerk genutzt und zeitgleich verändert werden. Das funktioniert so gut, dass die meisten Organisationen, die wir kennen, auch eine Nextcloud haben. Aber was bleibt ist immer die Frage: In welchem Ordner war das Dokument genau?

In samarbeid liegt der Fokus auf dem Management von Aufgaben und Arbeitsabläufen. In jeder Aufgabe und in jedem Dossier können beliebig viele Dateien gespeichert werden. Dadurch ist jede Datei immer genau da, wo sie gebraucht wird und geht nicht in einer zusätzlichen Ordnerstruktur unter. Die Dateien müssen zum Bearbeiten allerdings heruntergeladen und dann wieder hochgeladen werden – eine gemeinsame live online Bearbeitung ist nicht möglich.

Was aber sehr gut möglich ist, ist das Einfügen von Links in die Aufgaben, zum Beispiel zu Dateien in der Nextcloud, die dann gemeinsam bearbeitet werden.

Und damit sind wir schon bei der ersten Möglichkeit, wie sich die Nextcloud und samarbeid gemeinsam benutzen lassen: Die Dateien liegen zur gemeinsamen Bearbeitung auf der Nextcloud, die dazugehörigen Aufgaben und Prozesse werden in samarbeid verwaltet und zu den Nextcloud-Dateien verlinkt.

In samarbeid sind Dateien nur eine Art von Daten, die gespeichert werden können. In Aufgaben und Dossiers gibt es die Möglichkeit, strukturiert verschiedene Arten von Daten zu speichern und diese zu verknüpfen – bspw. Kontakte, Organisationen, Lieferanten, Klient:innen, Gremien uvm. Diese CRM-artige Funktionalität unterscheidet samarbeid von Nextcloud.

Nextcloud-Vergleich 2: Teamkollaboration

Sowohl Nextcloud als auch samarbeid sind darauf ausgelegt, die Zusammenarbeit in Teams zu fördern, indem sie unterschiedliche Werkzeuge für Aufgabenmanagement, Dateifreigabe, Kommunikation und mehr bereitstellen.

Nextcloud bietet hierbei integrierte Kommunikationstools wie Chat, Videoanrufe und Kalender, die die Zusammenarbeit in Echtzeit unterstützen. Auch Kommentare innerhalb und das gemeinsame Bearbeiten von Dateien sind möglich. Außerdem unterstützt Nextcloud die Integrationen mit einer Vielzahl von Drittanbieter-Anwendungen und Diensten, was die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit erhöht. Aber mit Plugins und Integrationen nimmt dann leider auch die Komplexität zu und die Übersichtlichkeit leidet.

Die Kommunikation in samarbeid ist immer spezifisch für die Aufgaben, Prozesse und Dossiers. Es gibt keinen Chat, dafür Kommentare immer genau da, wo diese auch tatsächlich hingehören. Außerdem sind Verantwortlichkeiten, Deadlines und Zeiterfassung für die Teamarbeit problemlos möglich, um eure Zusammenarbeit zu erleichtern.

Auch hier wird deutlich: Dateien in Echtzeit gemeinsam bearbeiten und Teamkommunikation außerhalb der eigentlichen Aufgabe wie bei Nextcloud ergänzen sich hervorragend mit den Arbeitsabläufen in samarbeid.

Nextcloud-Vergleich 3: Sicherheit und Datenschutz

Nextcloud und samarbeid sind Open-Source-Projekte. Das bedeutet, dass sowohl samarbeid als auch Nextcloud selbst gehostet werden können, was eine höhere Kontrolle über die Daten und Sicherheitsmaßnahmen ermöglicht.

Beide Lösungen bieten außerdem ein Hosting an, das die hohen Standards an Datensouveränität von Organisationen erfüllt. Hier müssen weder bei Nextcloud noch bei samarbeid Abstriche gemacht werden.

Fazit des Nextcloud-Vergleichs

Insgesamt bieten sowohl Nextcloud als auch samarbeid nützliche Eigenschaften zur Förderung der digitalen Zusammenarbeit. Die Wahl zwischen den beiden hängt von euren spezifischen Anforderungen ab, einschließlich der gewünschten Funktionalitäten. Und wie in den drei Kategorien gesehen, ist es vielleicht kein entweder-oder, sondern ein und. Denn die Vorteile von Cloudspeichern lassen sich hervorragend mit den Vorteilen von samarbeid kombinieren.

Wenn ihr also schon eine Nextcloud oder einen anderen Cloudspeicher habt, aber noch nicht ganz zufrieden mit eurem Projekt- oder Fallmanagement seid, lohnt sich ein Blick auf samarbeid. Hier fallen keine Termine hinten runter, das verwalten von Kontakten und Klient:innen ist eine unserer Kernfunktionalitäten und Verlinkungen in eure Cloud sind kinderleicht. So behaltet ihr eure Daten in der Nextcloud und gewinnt Überblick, Klarheit und einfachere Zusammenarbeit.

Foto adaptiert von Dan Cristian Pădureț auf Unsplash.

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