Zuarbeit

In vielen Arbeitsabläufen brauchst du Input von Beteiligten, die nicht in eurem Team sind. Das kann der Scan einer bestimmten Urkunde sein, ein Feedback zu einem Textbaustein oder die Eingabe einer Selbsteinschätzung. Genau für diese Anwendungsfälle (hier findest nur noch mehr) gibt es die Zuarbeit.

Das Prinzip der Zuarbeit ist ganz einfach: Du kannst für jede Aufgabe eine Zuarbeit erstellen. Das ist wie ein Freigabelink bei Dropbox oder WeTransfer, nur dass du damit alle Datenfelder einer bestimmten Aufgabe freigibst. Diesen Link kannst du dann an die Person senden, von der du die Zuarbeit benötigst. Und sobald sie die Zuarbeit gemacht hat – also beispielsweise den Scan hochgeladen hat – bekommst du eine Nachricht und der Scan ist direkt in der passenden Aufgabe.

Die zuarbeitende Person sieht von der Aufgabe immer nur die Daten- und Hinweisfelder; keine Kommentare oder andere Informationen wie Fälligkeitsdatum. Wenn ein Datenfeld in der Aufgabe als nicht bearbeitbar konfiguriert ist, dann kann auch die zuarbeitende Person es nur sehen, aber nicht bearbeiten. Wenn ein Datenfeld notwendig ist, um die Aufgabe abzuschließen, dann kann auch die Zuarbeit nicht ohne Eingabe in diesem Datenfeld abgeschlossen werden.

Wichtig zu wissen: In der Zuarbeit wird immer genau der Inhalt alle Datenfelder Aufgabe angezeigt, die du auch intern in samarbeid siehst. Gleichzeitig siehst du, sobald eine zuarbeitende Person Informationen in die Datenfelder eingibt.

Zuarbeiten kannst du immer dann nutzen, wenn du Menschen an Aufgaben mitarbeiten lassen willst, ohne ihnen direkt Zugang zu euren samarbeid zu geben. Und dafür gibt es viele Anwendungsfälle.

• Zuarbeit erstellen
• Zuarbeit abschließen

Eine Zuarbeit erstellen

Du kannst für jede Aufgabe eine Zuarbeit erstellen. Diese Funktion findest du bei allen Aufgaben im rechten Bereich.

Über diese Funktion kommst du zum Erstellungsdialog für den Zuarbeits-Link. Hier kannst du den Namen der zuarbeitenden Person eingeben. Diese Information wird nur intern genutzt, damit du weißt, für wen die Zuarbeit erstellt wurde. Außerdem werden alle Datenänderungen, die über die erstellte Zuarbeit eingegeben werden, unter diesem Namen gespeichert. Gibst du keinen Namen ein wird automatisch „unbenannt“ als Name gesetzt.

Sobald du auf „Zuarbeit erstellen“ geklickt hast, siehst du im rechten Bereich der Aufgabe alle Informationen zur Zuarbeit.

Die wichtigste Info ist der Link zur Zuarbeit. Du kannst dort draufklicken um zu prüfen, was die zuarbeitende Person sehen wird. In der Zuarbeit werden alle Daten- und Hinweisfelder der aktuellen Aufgabe verfügbar gemacht. Kommentare und andere Informationen zu dieser Aufgabe sieht die zuarbeitende Person nicht.

Wenn du zufrieden damit bist, dann kopiere den Link zur Zuarbeit im rechten Bereich der Aufgabe und sende ihn an die zuarbeitende Person. Solange die Zuarbeit aktiv ist, wird dir dies in allen Aufgabelisten angezeigt.

Solange die Zuarbeit aktiv ist, kannst du für die gleiche Aufgabe keine zweite Zuarbeit erstellen.

✉️ Wenn du eine Zuarbeit erstellst, wird der Verantwortliche der Aufgabe darüber informiert. Zusätzlich wird ein Event in der Historie der Aufgabe angelegt.

👁️ Alle Nutzer:innen die eine bestimmte Aufgabe sehen können, dürfen eine Zuarbeit erstellen.

Eine Zuarbeit abschließen

Eine Zuarbeit kann auf zwei unterschiedliche Arten abgeschlossen werden. Im Normalfall wird eine Zuarbeit durch die zuarbeitende Person abgeschlossen. Dies geschieht direkt in der Zuarbeit, indem die zuarbeitende Person auf Zuarbeit abschließen klickt. Ab diesem Moment hat die zuarbeitende Person keinen Zugriff mehr auf die Daten.

Gleichzeitig erhält die für die Aufgabe verantwortliche Person eine Benachrichtigung, dass die Zuarbeit abgeschlossen wurde. Das ist für sie das Signal, dass sie die Eingaben prüfen und mit der Arbeit an der Aufgabe fortfahren kann.

Falls du in samarbeid eine Zuarbeit beenden möchtest, bevor diese durch die zuarbeitende Person abgeschlossen wird, kannst du diese auch jederzeit abschließen. Hierzu musst du im rechten Bereich der Aufgabe auf Abschließen klicken. Ab diesem Moment kann die zuarbeitende Person nicht mehr auf die Zuarbeit zugreifen.

👁️ Alle Nutzer:innen die eine bestimmte Aufgabe sehen können, dürfen aktive Zuarbeiten abschließen. ↑ Top

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