Aufgaben
Der Kern von samarbeid sind Aufgaben. Denn auch euer Team organisiert sich rund um die Aufgaben, die erledigt werden müssen. Der linke Bereich einer Aufgabe zeigt, wo sie sich im Kontext des zugehörigen Prozesses befindet (mehr dazu kannst du im Bereich Prozesse lesen).
Mittlerer Bereich der Aufgabe
Jede Aufgabe hat in samarbeid eine eigene Seite. In der mittleren Spalte findest du die wichtigsten Elemente einer Aufgabe. Hier kannst du auch mit Hilfe von Kommentaren in deinem Team über die Aufgabe diskutieren.
Titel einer Aufgabe
Jede Aufgabe hat einen Titel. Wenn der Prozess aus einer Vorlage gestartet wurde, dann ist der Titel einer Aufgabe bereits in der Prozessvorlage vordefiniert.
✏️ Titel ändern. Du kannst den Titel einer Aufgabe im Drei-Punkte-Menü der Aufgabe unter dem Menüpunkt Titel bearbeiten ändern. ↑ Top
Status einer Aufgabe
Jede Aufgabe hat einen Status, den du durch deine Arbeit mit der Aufgabe veränderst. Jeder Status hat eine Bedeutung.
Erstellt – Wenn ein Prozess aus einer Prozessvorlage gestartet wird, dann werden sofort alle Aufgaben erstellt und können direkt von dir genutzt werden. Jedoch liegen erstellte Aufgaben bei noch niemanden auf dem Schreibtisch. Sobald eine Aufgabe einmal den Status erstellt verlassen kat, kann sie nicht mehr in diesen Status zurück kommen.
Aktiv – Aufgaben mit dem Status aktiv liegen bei den Teilnehmenden und Verantwortlichen der Aufgabe auf dem Schreibtisch. An diesen Aufgaben wird gerade aktiv gearbeitet. Eine Aufgabe wird auf verschiedene Art und Weisen aktiv:
- automatisch, wenn du die Vorgängeraufgabe im Prozess abschließt oder überspringst,
- wenn du eine erstellte Aufgabe direkt startest,
- wenn du eine abgeschlossene oder eine übersprungene Aufgabe wiedereröffnest
- automatisch, wenn bei einer zurückgestellten Aufgabe das Datum der Wiedervorlage erreicht ist.
Abgeschlossen – Aufgaben mit diesem Status wurden erfolgreich beendet. Du schließt eine Aufgabe ab, in dem du bei einer aktiven Aufgabe auf AUFGABE ABSCHLIEßEN klickst. Du kannst eine Aufgabe nur abschließen, wenn alle erfoderlichen Datenfelder einen Wert haben. Wenn du eine Aufgabe abschließt werden alle Datenfelder der Aufgabe bestätigt. Danach kannst du die Datenfelder in der Aufgabe erst wieder bearbeiten, wenn du die Aufgabe wiedereröffnest.
Übersprungen – manche Aufgaben werden nicht erfolgreich bei zur Ende bearbeitet. Dies Aufgaben können übersprungen werden. Du kannst eine erstellte, aktive oder zurückgestellte Aufgabe jederzeit überspringen, indem du im Drei-Punkte-Menü der Aufgabe den Menüpunkt Aufgabe überspringen wählst. Ansonsten verhalten sich übersprungene Aufgaben wie abgeschlossene Aufgaben.
Zurückgestellt – manchmal brauchen aktive Aufgabe die Aufmerksamkeit des Teams erst wieder in ein paar Tagen oder Wochen. Zu diesem Zweck kannst du aktive Aufgaben zur Wiedervorlage zurückstellen. Um eine aktive Aufgabe zurückzustellen wählst du im rechten Menübereich die Funktion zurückstellen bis. Eine zurückgestellte Aufgabe wird am eingestellten Datum automatisch wieder aktiv und alle Beteiligten erhalten darüber eine ✉️ Benachrichtigung.
✉️ Für alle Statusänderungen gilt: Wenn du nicht selbst für die betroffene Aufgaben verantwortlich ist, bekommt die für die Aufgabe verantwortliche Person eine Benachrichtigung über die Statusänderung. ↑ Top
Aufgabe duplizieren 📋
Gerade in Prozessen ohne Vorlage kommt es vor, dass du eine Aufgabe mehrfach brauchst – weil ähnliche Dinge von unterschiedlichen Leuten gemacht werden muss. Aber auch in Prozessen mit Vorlage kann es vorkommen, dass du eine bestehende Aufgabe duplizieren willst.
✏️ Du kannst jede Aufgabe duplizieren. Nutze dafür im Drei-Punkte-Menü den Menüpunkt Aufgabe duplizieren.
Wenn Du eine Aufgabe mit dem Titel „Pizza aussuchen“ duplizierst, dann entsteht im Prozess direkt unter dieser Aufgabe die kopierte Aufgabe „Pizza aussuchen (1)“. Diese neue Aufgabe hat kein:e Verantwortliche:n. Die kopierte Aufgabe hat leere Datenfelder, die den selben Titel haben wie die Datenfelder in der Ursprungsaufgabe.
✉️ Wenn du eine Aufgabe duplizierst erhält niemand darüber eine Benachrichtigung. ↑ Top
Aufgabe verschieben
Manchmal ist eine Aufgabe nicht in dem Prozess, in dem du sie benötigst. Oder du hast eine Einzelaufgabe erstellt, die du gern in einen laufenden Prozess einbinden willst. Dann kannst du diese Aufgabe in den gewünschten Zielprozess verschieben.
Über den Menüpunkt Aufgabe verschieben im Drei-Punke-Menü der Aufgabe erreichst du den Dialog Aufgabe verschieben. Dort kannst du den Zielprozess auswählen, in den deine Aufgabe verschoben werden soll. Du kannst alle Prozesse auswählen, die für dich sichtbar sind. Die Aufgabe wird dann an die letzte Position im Zielprozess verschoben. Dort kannst du die Reihenfolge der Aufgaben im Zielprozess anpassen und die Aufgabe an die gewünschte Stelle im Zielprozess schieben.
⚠️ Du kannst eine Aufgabe nicht verschieben, wenn in dieser Aufgabe Datenfelder genutzt werden, die auch in anderen Aufgaben oder Blöcken des Prozesses benutzt werden. Dir wird angezeigt, um welche Datenfelder es sich handelt.
⚠️ Wennn du die letzte Aufgabe eines Prozesses verschiebst, dann wird im Anschluss dieser Prozess gelöscht. In diesem Fall musst du vor dem Verschieben sicherheitshalber noch einmal bestätigen, dass der Prozess gelöscht wird, nachdem du die Aufgabe aus diesem Prozess verschoben hast.
👁️ Wenn du eine Aufgabe in einen Zielprozess verschiebst, dann wird diese ausschließlich für die Nutzer:innen sichtbar, die auch den Zielprozess sehen dürfen. Es kann also passieren, dass Verantwortliche oder Teilnehmende einer Aufgabe durch das Verschieben die Sichtbarkeit für eine Aufgabe verlieren – oder Nutzer:innen, die bisher keinen Zugriff auf diese Aufgabe hatten, Sichtbarkeit erhalten.
✉️ Wenn du eine Aufgabe verschiebst wird ein Eintrag in der Historie der Aufgabe angelegt. Die Verantwortlichen für die verschobene Aufgabe, den Ausgangsprozess und den Zielprozess werden über das Verschieben der Aufgabe informiert. ↑ Top
Aufgabe löschen 🗑️
🗑️ Du kannst jede Aufgabe löschen. Nutze dafür im Drei-Punkte-Menü den Menüpunkt Aufgabe löschen.
⚠️ Beim Löschen einer Aufgabe werden alle Datenfelder, die nur in dieser Aufgabe genutzt werden, unwiederbringlich gelöscht. Wenn ein Datenfeld noch in einer anderen Aufgabe genutzt wird bleiben die Daten im Prozess erhalten und du kannst das Datenfeld weiter benutzen. Wenn ein Datenfeld der Aufgabe als Entscheidungskriterium für einen Block genutzt wird, dann kannst du die Aufgabe nicht löschen.
✉️ Wenn du nicht für die gelöschte Aufgabe oder den zugehörigen Prozess selbst verantwortlich bist, dann bekommen die Verantwortlichen eine Benachrichtigung über das Löschen der Aufgabe. ↑ Top
Datenfelder nutzen
Der Kern der Dateneingabe in den Aufgaben sind Datenfelder. Die Prozessvorlage legt fest, welche Datenfelder in einer Aufgabe bearbeitet werden wollen. Hier findest du eine vollständige Übersicht, welche Datenfelder es in samarbeid gibt und wie du diese nutzen kannst.
Datenfelder, die gerade ein:e andere:r Nutzer:in bearbeitet, werden gesperrt. Sobald die Bearbeitung beendet wird, wird das Datenfeld wieder entsperrt und der Wert wird aktualisiert. So wird verhindert, dass du aus Versehen einen unaktuellen Wert siehst oder änderts.
Datenfelder werden in einzelnen Aufgaben angezeigt, sind aber Teil des ganzen Prozesses. Das bedeutet, dassein und das selbe Datenfeld in verschiedenen Aufgaben angezeigt werden kann. Egal in welcher Aufgabe dann der Wert für das Datenfeld geändert wird, diese Änderung ist dann in allen Aufgaben sichtbar, in denen das Datenfeld vorkommt.
Ein Datenfeld kann für das abschließen einer Aufgabe erforderlich sein. Dann ist dies in der unteren Zeile des Datenfeldes markiert. Die Aufgabe kann erst abgeschlossen werden, wenn ein Wert in diesem Datenfeld gespeichert ist.
An jedem Datenfeld wird angezeigt, welche:r Nutezr:in die letzte Änderung vorgenommen hat. Wird die Aufgabe des Datenfelds abgeschlossen, dann wird das Datenfeld damit bestätigt. Ein Datenfeld bleibt so lange bestätigt, bis der Wert wieder geändert wird.
Ein Datenfeld kann in einer Aufagbe als nicht bearbeitbares Informationsfeld angezeigt werden. Damit wird die Änderung des Werts des Datenfelds gesperrt. Dies wird gern genutzt, wenn Daten aus einer vorangegangenen Aufgabe als Input angezeigt werden soll – aber das ändern dieser Daten in der aktuellen Aufgabe nicht möglich sein soll. ↑ Top
Hinweisfelder
Hinweisfelder sind spezielle Felder. Mit Hinweisfeldern kannst du Aufgaben strukturieren und Hinweise zur Abarbeitung der Aufgabe geben. ↑ Top
Um Aufgaben auch visuell besser strukturieren zu können, kannst du in die Hinweisfelder farbliche Trenner hinterlegen. Damit seht ihr direkt auf den ersten Blick, welche eurer Daten- und Hinweisfelder zusammen gehören.
Diese Trenner haben wir als jpeg in 5 unterschiedlichen Farben direkt hier unter diesem Text eingefügt. Du kannst sie dir entweder mit einem Rechtsklick auf deinem PC speichern oder einfach kopieren und direkt in dein Hinweisfeld einfügen (wie das Einfügen funktioniert, findest du hier):
Kommentare
Alle Aufgaben haben einen Bereich für Diskussionen. Dadurch kann das ganze Team über die in den Aufgaben anfallenden Fragen an Ort und Stelle diskutieren. Niemand verliert den Überblick. Alle werden über die Kommentare benachrichtigt. Und alle Informationen sind einem Punkt. Alle Details zu Kommentaren findest du hier.
Die Kommentare werden auch für die Zeiterfassung in den Aufgaben genutzt. ↑ Top
Rechter Bereich der Aufgabe
Im rechten Bereich der Aufgabe kannst du wichtige Einstellungen zu der Aufgabe verändern. Darüber hinaus siehst du im Bereich sichtbar für, für welche Gruppen die Aufgabe 👁️ sichtbar ist. Mit einem Klick auf den Gruppennamen gelangst du zur Seite der Gruppe.
Verantwortliche:r einer Aufgabe
Jede aktive Aufgabe sollte eine:n Verantwortliche:n haben. Verantwortliche haben im Blick, dass an der Aufgabe gearbeitet wird und diese rechtzeitig abgeschlossen wird. Eine Aufgabe kann genau eine:n Verantworliche:n haben. Verantwortliche werden über die wichtigsten Aktivitäten in der Aufgabe informiert.
✏️ Du kannst den verantwortlichen Account ändern. Nutze dazu im rechten Menü im Bereich Verantwortlich die Funktion ÄNDERN.
✉️ Wenn du andere Nutzer:innen als Verantwortliche setzt oder entfernst, dann werden diese darüber informiert.
Wenn es eine aktive Aufgabe in einem von dir verantworteten Prozess gibt, die aktuell keine:n Verantwortliche:n hat, dann wird dir das im Dashboard im Bereich „Alles im Blick“ angezeigt. ↑ Top
Teilnehmend:e einer Aufgabe
Alle, die an einer Aufgabe mitarbeiten sollten in der Liste der Teilnehmenden verzeichnet sein. Teilnehmende werden über ✉️ die wichtigsten Änderungen an einer Aufgabe informiert. Auch erhalten alle Teilnehmenden eine Benachrichtigung zu einem neuen Kommentar in einer Aufgabe – somit sind Teilnehmende immer gut über diese Aufgabe informiert.
Sobald ein:e Nutzer:in eine Änderung an einer Aufgabe vornimmt – also beispielsweise Daten in ein Datenfeld eingibt, die Aufgabe überspringt oder die Verantwortlichkeit ändert – wird dieser Account automatisch der Liste der Teilnehmenden zugefügt.
✏️ Du kannst die Liste der teilnehmenden Accounts ändern. Nutze dazu im rechten Menü im Bereich Teilnehmend die Funktion ÄNDERN. Du kannst dort einzelne Nutzer:innen auswählen, aber auch ganze Gruppen. Wenn du eine Gruppe auswählst, dann werden alle Mitglieder dieser Gruppe als Teilnehmende hinzugefügt.
Tipp: Wenn ihr innerhalb eures Teams bestimmte Kreise habt (also beispielsweise für Social Media oder Qualitätsmanagement), dann erstelle für diese Kreise eigene Gruppen. Ordne diese Gruppen dann den Prozessvorlagen zu, in denen die Kreis mitarbeiten sollen. So können dann leicht alle aus dem Social-Media-Team einer Aufgabe als Teilnehmer hinzugefügt werden. Oder auch in einem Kommentar erwähnt – und damit informiert – werden.
✉️ Wenn du andere Nutzer:innen als Teilnehmende setzt oder entfernst, dann werden diese darüber informiert, sowie der für die Aufgabe verantwortliche Account. ↑ Top
Fälligkeitsdatum
Das Fälligkeitsdatum ist die 🔔 Deadline der Aufgabe. Wenn die Aufgabe noch nicht abgeschlossene oder übersprungene ist, dann ✉️ erhält am Tag der Deadline erhält der Verantwortliche und die Teilnehmenden der Aufgabe eine Benachrichtigung, dass die Aufgabe fällig ist. Diese Erinnerung wird täglich erneuert – bis du die Aufgabe abschließt oder das Fälligkeitsdatum verschiebst / löschst.
In den Aufgabenlisten werden im Tab TODO die fälligen Aufgaben nach ganz oben sortiert, damit du diese nicht aus dem Blick verlierst.
✏️ Du kannst das Fälligkeitsdatum ändern. Nutze dazu im rechten Menü im Bereich Fälligkeitsdatum die Funktion ÄNDERN. ↑ Top
Aufgabe zurückstellen
Manchmal brauchen aktive Aufgabe die Aufmerksamkeit des Teams erst wieder in ein paar Tagen oder Wochen. Zu diesem Zweck kannst du aktive Aufgaben zur Wiedervorlage zurückgestellen. ✏️ Um eine aktive Aufgabe zurückzustellen wählst du im rechten Menü im Bereich Zurückstellen bis die Funktion ÄNDERN. Wähle dann das Datum für die Wiedervorlage der Aufgabe. Du kannst kein Datum in der Vergangenheit auswählen. Eine zurückgestellte Aufgabe wird am eingestellten Datum automatisch wieder aktiv und alle Beteiligten erhalten darüber eine ✉️ Benachrichtigung.
Du kannst das Zurückstellen aufheben, indem du das im Bereich Zurückstellen bis eingestellte Datum löschst. Gehe hierzu auf ÄNDERN und in dem erscheinenden Dialog auf LÖSCHEN. Die Aufgabe geht dann in den Status aktiv egal in welchem Status sie vor dem zurückstellen war. ↑ Top
Zeiterfassung
Als Team ist es immer gut zu wissen, für was die Arbeitszeit genutzt wurde. Und ob die Aufwandsplanung für einzelne Aufgaben funktioniert. Dafür haben die Aufgaben in samarbeid eine Zeiterfassung. Damit können alle Nutzer:innen Zeitaufwände zu einer Aufgabe hinzufügen. Für eine bessere Planung kann einer Aufgabe zusätzlich ein Zeitbudget gegeben werden.
Alle Details zur Zeiterfassung findest du hier. ↑ Top
Zuarbeit
Mit einer Zuarbeit können Leute an der Aufgabe mitarbeiten, die nicht in eurem Team sind und keinen Zugang zu eurem samarbeid haben (sollen). Brauchst du beispielsweise den Scan einer Urkunde von einer Klientin, dann erstelle eine Zuarbeit in der passenden Aufgabe, teile den Link zur Zuarbeit mit ihr und lass dir von der Klientin den Scan direkt in deine Aufgabe liefern. Alle Details zu Zuarbeiten findest du hier. ↑ Top
Struktur der Aufgabe bearbeiten
Die Struktur der Aufgabe – also welche Daten- und Hinweisfelder einer Aufgabe bearbeitet werden sollen – wird durch die Prozessvorlage vorgegeben. Jedoch kann es sein, dass du für eine bestimmte Aufgabe noch zusätzliche Datenfelder brauchst – die noch nicht in der Vorlage gespeichert wird. ✏️ Dann kannst du – und alle anderen Nutzer:innen die diese Aufgabe sehen dürfen – die Struktur der Aufgabe ändern.
Hierzu musst den Bearbeitungsmodus aktivieren. Klicke dafür auf den pinken Button unten im rechten Bereich der Aufgabe.
Durch das Aktivieren des Bearbeitungsmodus werden alle Daten- und Hinweisfelder um einige Schaltflächen erweitert. Zusätzlich erscheint ein Button zum hinzufügen einer Aufgabe.
⚠️ Wenn du die Struktur einer Aufgabe änderst, dann änderst du diese nur für den aktuellen Prozess. Die Vorlage und alle anderen Prozesse der Vorlage werden nicht geändert. Wenn du möchtest, dass deine Änderungen der Aufgabe in der Prozessvorlage gespeichert werden sollen, dann kannst du im Drei-Punkte-Menü des Prozesses die Option Vorlage aktualisieren wählen.
Verschieben der Reihenfolge der Felder
Im Bearbeitungsmodus wird vor jedem Daten- oder Hinweisfeld ein Handle angezeigt. Klicke dieses an, halte die Maus gedrückt und verschiebe dann das Feld. So kannst du die Position des Feldes innerhalb der Aufgabe ändern. ↑ Top
Bearbeiten der Eigenschaften der Daten- und Hinweisfelder
Jedes Datenfeld hat bestimmte Eigenschaften, wie Titel oder Anzahl der zugelassenen Kommastellen. Im Bearbeitungsmodus wird vor jedem Datenfeld ein Stift angezeigt. Klickst du drauf, kommst du in den Bearbeitungsdialog für die Eigenschaften des Datenfelds. Welche Datenfelder es genau gibt und welche Eigenschaften diese Datenfelder haben können kannst Du hier im Detail nachlesen. Derzeit ist es noch nicht möglich, die Art eines Datenfeldes zu ändern – also beispielsweise einen einzeiligen Text in eine Telefonnummer.
Du kannst für jedes Datenfeld einstellen, dass es als nicht bearbeitbares Informationsfeld in dieser Aufgabeangezeigt wird. Dann ist in dieser Aufgabe die Bearbeitung des Datenfeldes gesperrt. Du solltest dir sicher sein, dass es eine andere Aufgabe in deinem Prozess gibt, in dem die Nutzer Daten für dieses Datenfeld eingeben können.
Du kannst für jedes Datenfeld einstellen, dass es erforderlich zum Abschließen der Aufgabe ist. Die Nutzer:innen können dann die zugehörige Aufgabe nur abschließen, wenn das Datenfeld einen Wert hat. Dabei prüft samarbeid jedoch nur, ob das Datenfeld einen Wert hat und nicht wie korrekt dieser Wert ist.
Ein Hinweisfeld bearbeitest du auf die selbe Art und Weise wie ein Datenfeld. Nur gibt es in dem Berabitungsdialog ausschließlich ein Textfeld, in dem du den Hinweistext als formatierbaren Text bearbeiten kannst. Zur Visualisierung bietet sich der Einsatz von Emojis an. ↑ Top
Hinzufügen eines neuen Daten- oder Hinweisfeldes
Mit Hilfe des Buttons mit dem Plus-Zeichen kannst du ein neues Feld hinzufügen. Neue Felder werden immer ganz unten in der Struktur der Aufgabe hinzugefügt. Im Bearbeitungsmodus kannst due sie aber ganz leicht – wie oben beschrieben – an die richtige Position schieben.
Nachdem du auf den Button geklickt hast öffnet sich in einem ersten Schritt der Dialog, in dem du entscheiden musst, welche Art von Feld du hinzufügen möchtest. ↑ Top
Neues Datenfeld erstellen
Wenn du ein neues Datenfeld erstellen willst, dann erscheint der Dialog zum Hinzügen eines Datenfeldes.
Du musst dem Datenfeld einen Namen geben. Samarbeid erlaubt es, dass du auch bereits in dem Prozess genutzte Namen für Datenfelder nutzt. Wir empfehlen dir aber lieber eindeutige, also noch nicht verwendete Namen zu wählen, um Verwechslungen zu vermeiden. Danach musst du die Art des Datenfeldes auswählen. Alle Details zu den verschiedenen Arten von Datenfeldern findest du hier. (Achtung: die Entscheidung über die Art des Datenfelds kannst du derzeit nach der Erstellung des Datenfeldes nicht rückgängig machen!) Zusätzlich kannst du entscheiden, ob das Datenfeld als nicht bearbeitbares Informationsfeld angezeigt wird, bzw. ob die Eingabe eines Wertes für das Abschließen der Aufgabe erforderlich ist. Diese beiden Optionen kannst du später jederzeit anpassen. ↑ Top
Bestehendes Datenfeld nutzen
Du kannst ein Datenfeld – welches bereits im Prozess in einer anderen Aufgabe existiert – in der aktuellen Aufgabe wiederverwenden. Änderst du den Wert eines wiederverwendeten Datenfeldes in einer Aufgabe, so ändert sich dieser auch in allen anderen Aufgaben, in denen das Datenfeld genutzt wird. Möchtest du nicht, dass in der aktuellen Aufgabe der bereits eingegebene Wert des Datenfelds geändert werden kann, dann für das Datenfeld als nicht bearbeitbares Informationsfeld ein.
Der Dialog zum Hinzufügen eines bestehenden Datenfeldes zeigt dir alle existierenden Datenfelder an. Hinter dem Spiegelstrich steht der Kontext, in welcher Aufgabe des Prozesses sie bereits benutzt werden. Du wählst einfach eins dieser Felder aus. Hier hast du auch die Möglichkeiten zu entscheiden, ob das Datenfeld als „nicht bearbeitbares Informationsfeld“ angezeigt wird, und ob die „Eingabe eines Wertes für das Abschließen der Aufgabe erforderlich“ ist. Diese beiden Optionen kannst du aber später auch noch jederzeit anpassen. ↑ Top
Neues Hinweisfeld erstellen
Wenn du ein neues Hinweisfeld erstellen möchtest, dann erscheint der Dialog zum Hinzufügen eines Hinweisfeldes.
Der Dialog beinhaltet ausschließlich ein Feld, in dem Du den Hinweistext als formatierbaren Text eingeben kannst. Zur bessern Visualisierung und Strukturierung deiner Aufgabe empfiehlt sich auch der Einsatz von Emojis. ↑ Top
Löschen eines Daten- oder Hinweisfeldes
Du kannst im Bearbietungsmodus alle Daten- und Hinweisfelder einer Aufgabe löschen 🗑️. Dazu musst du an dem entsprechenden Feld auf den Mülleimer klicken.
Wenn das Datenfeld nur in dieser Aufgabe genutzt wird, dann wird das Datenfeld komplett aus dem Prozess gelöscht. Damit gehen sofort und unwiederbringlich die Eingaben in diesem Datenfeld verloren.
Wenn das Datenfeld auch noch in einer anderen Aufgabe genutzt wird, dann bleibt das Datenfeld Teil des Prozesses. Es wird nur aus der aktuellen Aufgabe entfernt, in allen anderen Aufgaben existiert das Datenfeld – und die Eingaben im Datenfeld – weiter. ↑ Top
Aufgabenlisten
Die Aufgabenlisten in samarbeid helfen dir, alle Aufgaben im Blick zu haben. Du kannst diese Listen filtern und in diesen Listen suchen, um die für dich passenden Aufgaben zu finden. Im samarbeid gibt es eine Liste für alle Aufgaben und individuelle Aufgabenlisten für jede einzelne Prozessvorlage.
Liste aller Aufgaben
Die Liste aller Aufgaben erreichst du über den Menüpunkt Alle Aufgaben im Hauptmenü. Für jede Vorlage gibt es auch individuelle Aufgabenlisten. Diese geben dir einen besseren Überblick darüber, was in Bezug zu einer jeweiligen Vorlage zu tun ist.
Die Liste zeigt jede Aufgabe im Kontext ihres Prozesses an, wie im oberen Beispiel die Aufgabe Inhaltliche Vorbereitung im Prozess mit dem Titel Open Source Days. Dieser Prozess ist ein Prozess aus der Prozessvorlage Teilnahme an externer Veranstaltung.
Die farbigen Punkte zeigen, dass dieser Prozess aus insgesamt sechs Aufgaben besteht, wovon bereits zwei Aufgaben abgeschlossen, drei Aufgaben aktiv und eine Aufgabe erstellt ist. Für jede Aufgabe wird neben dem Titel auch der aktuelle Status, die Fälligkeit, Anzahl der Todos in den Checkboxen der Aufgabe sowie der aktuell Verantwortliche angezeigt.
In der Liste der Aufgaben findest Du ganz oben fünf Tabs mit den folgenden Funktionen:
- AKTIV – Liste aller Aufgaben die gerade auf dem Schreibtisch liegen. Also Aufgaben die gerade den Status aktiv haben.
- FÄLLIG– Liste aller Aufgaben, die dringend sind. Denn diese Aufgaben sind noch nicht abgeschlossen oder übersprungen, haben aber ein Fälligkeitsdatum, das in der Vergangenheit liegt.
- ZURÜCKGESTELLT – Liste aller Aufgaben, die noch zu tun sind, aber derzeit nicht auf dem Schreibtisch liegen. Also Aufgaben die gerade den Status zurückgestellt haben.
- MEINE MERKLISTE – Liste aller Aufgaben, die du für deine Merkliste markiert hast. Diese Liste ist für jeden Nutzer individuell.
- ALLE – Liste aller Aufgaben.
Direkt unter den Tabs findest du den Filter. Damit kannst du die durch den Tab ausgewählte Liste nach wichtigen Kriterien filtern. Dafür kannst du die folgenden Filter nutzen:
- Titel – zeigt nur die Aufgaben an, bei denen das eingegeben Wort im Titel steht.
- Verantwortliche Aufgabe – zeigt nur die Aufgaben an, für die die ausgewählten Nutzer:innen verantwortlich sind. Die Auswahlmöglichkeit – keiner – zeigt Aufgaben, für die niemand verantwortlich ist.
- Teilnehmer:innen Aufgabe – zeigt nur die Aufgaben an, an denen die ausgewählten Nutzer:innen teilnehmen. Die Auswahlmöglichkeit – keiner – zeigt Aufgaben an, an denen niemand teilnimmt.
- Verantwortlich Prozess – zeigt nur die Aufgaben an, die in Prozessen sind,, für die die ausgewählten Nutzer:innen verantwortlich sind. Die Auswahlmöglichkeit – keiner – zeigt Aufgaben aus Prozessen an, für die niemand verantwortlich ist.
- Prozessvorlage – zeigt nur die Aufgaben an, die in Prozessen mit den ausgewählten Prozessvorlagen sind. Die Auswahlmöglichkeit – mit Vorlage – zeigt alle Aufgaben in Prozessen mit Prozessvorlage an. Die Auswahlmöglichkeit – ohne Vorlage – zeigt alle Aufgaben in Prozessen ohne Prozessvorlage (aber keine individuellen Einzelaufgaben) an. Die Auswahlmöglichkeit – nur Einzelaufgaben – zeigt alle individuellen Einzelaufgaben an, die in keinerlei Prozess sind.
Du kannst die Liste der Aufgaben noch nach einigen Kriterien wie Erstellungsdatum, Titel oder Fälligkeit sortieren. ↑ Top
Aufgabenliste einer Vorlage
Für jede einzelne Prozessvorlage gibt es individuelle Aufgabenlisten. Diese Aufgabenlisten geben dir einen guten Überblick, was alles in Bezug zu einer bestimmten Vorlage zu tun ist.
Du erreichst die Aufgabenliste einer Vorlage über:
- den individualisierten Bereich des Hauptmenü,
- die entsprechende Kachel im Dashboard und
- aus jeder Aufgabe eines Prozesses.
Die Aufgabenlisten einer Vorlage hat im Filterbereich die selbe Funktionalität wie die Liste aller Aufgaben, nur dass der Filter Prozessvorlage fest eingestellt ist und nicht geändert werden kann.
Aktuelle Liste exportieren
Für Reportingaufgaben werden häufig Daten aus deinen Prozessen (und Aufgaben) benötigt. Um diese Daten außerhalb von samarbeid weiter zu verwenden, kannst du die aktuell gefilterte Aufgabenliste als Microsoft Excel-Datei (.xlsx) herunterladen. Darin findest du für jede Prozessvorlage (welche in der exprotieren Aufgabenliste vorkommt) ein separates Arbeitsblatt.
In den Excel-Tabellen findest du für jedes Datenfeld, welches in der zugehörigen Prozessvorlage definiert ist, eine Spalte. Für alle Spalten ist ein Wertefilter eingebaut, so dass du komfortabel mit deinen Daten in Excel weiter arbeiten kannst. In der Excel-Tabelle sind zusätzlich zu den Datenfeldern alle relevanten Statusinformationen der zugehörigen Prozesse und aller Aufgaben verfügbar.
Für das Herunterladen der Daten wählst du im Drei-Punkte-Menü der Liste aller Aufgaben den Menüpunkt Aktuelle Liste exportieren. Es werden die Daten aller Prozesse exportiert, die auf Basis der aktuellen Filtereinstellungen sichtbar sind.
Tipp: Willst du die alle Daten, die du zu einer bestimmten Prozessvorlage hast, herunterladen dann wechsle vor dem Exportieren in das Tab „ALLE“.
Alternativ kannst du die Excel-Datei mit den Daten aus den Prozessen einer Prozessvorlage auch mit Hilfe der API herunterladen. Wie du deinen API-Token aktivieren kannst und die API-Nutzen kannst wird in der Hilfe zur samarbeid-API beschrieben.
Natürlich kannst du auch die Daten aus deinen Dossiers als Excel-Datei herunterladen.
👁️ Alle Nutzer, die eine Aufgabe bzw. einen Prozessen sehen, können auch die Daten als Excel herunterladen. ↑ Top
Samarbeid wird kontinuierlich weiterentwickelt. Da kann es passieren, dass Hilfetexte ungenau werden. Bitte schreibe uns eine Mail, wenn du Fragen oder Anregungen zu diesem Hilfetext hast: kontakt@samarbeid.org
Vielen Dank an Luis Villasmil für das Beitragsbild.