Nutzer:innen und Gruppen verwalten
Nutzer:innen mit Administrationsrechten verwalten Nutzer:innen und Gruppen.
Ändern des Namen, des Avatarbilds, der E-Mail-Adresse, des Passworts sowie des Benachrichtigungsintervalls übernehmen die Nutzer:in in ihrem Nutzerprofil selbst.
- Gruppe erstellen
- Gruppe löschen
- Nutzer:innen einer Gruppe zuordnen
- Prozessvorlagen einer Gruppe zuordnen
- Dossiervorlagen einer Gruppe zuordnen
Nutzer:in erstellen
Neue Nutzer:innen können nur durch Nutzer:innen mit Administrationsrechten erstellt werden.
Um eine neue Nutzer:in zu erstellen musst du NUTZER:IN ERSTELLEN in der Liste der Nutzer:innen wählen.
Im Erstellungsdialog musst du Namen, Vornamen und E-Mail-Adresse des neuen Accounts eingeben. Die E-Mail-Adresse darf noch nicht vergeben sein.
Du kannst auswählen, welchen Gruppen der neue Account zugeordnet werden soll. Zusätzlich wird der neue Account automatisch Mitglied der Gruppe Alle.
✉️ Wenn du den Erstellungsdialog speicherst, dann wird eine Bestätigungsmail an die angegebene Adresse gesendet.
Solange die neue Nutzer:in den Account noch nicht durch den Bestätigungslink in der zugesendeten E-Mail bestätigt hat, bleibt der Account um Status unbestätigt.
Falls die Nutzer:in Probleme mit dem Empfang der Aktivierungsmail hat, kannst du über das Drei-Punkte-Menü veranlassen, dass die Aktivierungsmail noch einmal gesendet wird.
⚠️ Auch wenn ein Account noch nicht aktiviert ist, wird er bereits in den zugeordneten Gruppen sichtbar. So kannst du neue Nutzer:innen sofort bestimmten Aufgaben zuweisen oder in Kommentaren erwähnen. Sobald die neuen Nutzer:innen sich das erste Mal in samarbeid einloggen, werden sie darüber informiert.
Wenn die Nutzer:in den Bestätigungslink klickt, wird der Account aktiviert.
✉️ Bei der Aktivierung erhalten alle Nutzer:innen mit Administrationsrechten eine entsprechende Benachrichtigung. ↑ Top
Nutzer:in deaktivieren und aktivieren
In samarbeid können Nutzer:innen nicht gelöscht werden. Wenn du möchtest, dass bestimmte Nutzer:innen keinen Zugriff mehr auf samarbeid haben sollen, dann musst du die Nutzer:innen deaktivieren.
Nutzer:innen können nur durch Nutzer:innen mit Administrationsrechten (also auch nicht durch sich selbst) deaktiviert werden.
Um eine:n Nutzer:in zu deaktivieren musst du in das Nutzerprofil. Das erreichst du über die Liste der Nutzer:innen. Hier erreichst du die Funktion Nutzer:in deaktivieren im Drei-Punkte-Menü. Ab diesem Moment können sich deaktivierte Nutzer:innen nicht mehr in samarbeid einloggen und der private Link für die Kalenderintegration wird ungültig.
⚠️ Du kannst nicht deinen eigenen Account deaktivieren. Damit ist sichergestellt, dass es immer mindestens eine Nutzer:in mit Administrationsrechten in samarbeid gibt.
Deaktivierte Nutzer sind weiterhin im samarbeid sichtbar. Wenn beispielsweise eine deaktivierte Nutzer:in die Verantwortliche einer Aufgabe war, so bleibt diese Information erhalten. Jedoch kannst du deaktivierte Nutzer:innen nicht mehr neu zuweisen oder in Texten erwähnen.
Du kannst deaktivierte Nutzer:innen jederzeit wieder über das Drei-Punkte-Menü des Nutzerprofils aktivieren. Dadurch wird die Nutzer:in wieder vollständig in samarbeid sichtbar, einschließlich aller historischer Daten.
✉️ Wenn du eine Nutzer:in deaktivierst oder wieder aktivierst erhält niemand eine Benachrichtigung. ↑ Top
Nutzer:in mit Administrationsrechten
Nutzer:innen können in samarbeid mit Administrationsrechten ausgestattet werden. Diese Nutzer:innen haben dann zusätzliche Rechte in samarbeid.
Die Administrationsrechte eine:r Nutzer:in können nur durch andere Nutzer:innen mit Administrationsrechten geändert werden. Dadurch wird sichergestellt, dass es mindestens ein:e Nutzer:in mit Administrationsrechten gibt.
Um die Administrationsrechte eine:r Nutzer:in zu ändern musst du in das Nutzerprofil. Das erreichst du über die Liste der Nutzer:innen. Im Nutzerprofil kannst du über den Schalter Admin entscheiden, ob ein:e Nutzer:in Administrationsrechte bekommen soll.
Tipp: Idealerweise habt ihr (mind.) zwei Nutzer:innen mit Administrationsrechten in eurem samarbeid. So gibt es immer eine Vertretungsmöglichkeit wenn ein:e Nutzer:in kurzfristig wegen Krankheit ausfällt oder gerade im Urlaub ist.
⚠️ Das Vergeben von Administrattionsrechten hat weitreichende Konsequenzen. Nutzer:innen mit Administrationsrechten sehen mehr im System und können letztendlich deine Administrationsrechte entziehen und deinen Account deaktivieren. Daher vergib Administrationsrechte mit größter Sorgfalt.
✉️ Niemand erhält eine Benachrichtigung beim Ändern von Administrationsrechten . ↑ Top
Gruppe erstellen
Gruppen werden benötigt, um Sichtbarkeiten von Aufgaben und Dossiers zu organisieren. Neue Gruppen können nur durch Nutzer:innen mit Administrationsrechten erstellt werden.
Um eine neue Gruppe zu erstellen musst du GRUPPE ERSTELLEN in der Liste der Gruppen wählen.
Im Erstellungsdialog musst du den Namen der Gruppe eingeben. Dieser darf noch nicht vergeben sein.
Einer neu erstellen Gruppe sind noch keine Nutzer:innen sowie Prozess- oder Dossiervorlagen zugewiesen.
✉️ Wenn du eine Gruppe erstellst erhält niemand eine Benachrichtigung. ↑ Top
Gruppe löschen
Wenn eine Gruppe nicht mehr benötigt wird, kannst du die Gruppe löschen. Gruppen können nur durch Nutzer:innen mit Administrationsrechten gelöscht werden.
Um eine Gruppe zu löschen musst du auf die Seite der Gruppe. Diese erreichst du über die Liste der Gruppen. Auf der Seite der Gruppe erreichst du die Funktion Gruppe löschen im Drei-Punkte-Menü. Eine Gruppe kann jederzeit gelöscht werden.
✉️ Wenn du eine Gruppe löschst erhält niemand eine Benachrichtigung.
⚠️ Wenn du eine Gruppe löschst kann es passieren, dass aktiv genutzte Prozess- oder Dossiervorlagen keiner Gruppe mehr zugewiesen sind. Damit sind sie für alle Nutzer:innen in samarbeid nicht mehr sichtbar. Wenn dieser Fall eintritt werden alle Nutzzer:innen mit Administrationsrechten in Bereich Alles Im Blick auf dem Dashboard darauf aufmerksam gemacht. ↑ Top
Nutzer:innen einer Gruppe zuordnen
Einer Gruppe sollten Nutzer:innen zugeordnet werden. Dadurch gelten alle Regeln, die für die Gruppe gelten, automatisch für die zugeordneten Nutzer:innen.
⚠️ Ausschließlich Nutzer:innen mit Administrationsrechten können diese Zuordung durchführen.
Um Nutzer:innen einer Gruppe zuzuordnen musst du auf die Seite der Gruppe. Diese erreichst du über die Liste der Gruppen. Auf der Seite der Gruppe wählst du dann den Navigationsbereich Nutzer:innen.
Dort siehst du, welche Nutzer:innen bereits der Gruppe zugeordnet sind. Mit ÄNDERN in der Nutzer:innenauswahl kannst du Nutzer:innen der Gruppe zufügen oder aus dieser entfernen.
⚠️ Ein:e Nutzer:in kann Mitglied in mehreren Gruppen sein.
👁️ Wenn du eine Nutzer:in einer Gruppe zufügst, dann erhält die Nutzerin sofort Sichtbarkeit zu allen Aufgaben und Dossiers, die zu den Prozess- und Dossiervorlagen dieser Gruppe gehören. Wenn du eine Nutzer:in aus einer Gruppe entfernst, verliert sie sofort alle Sichtbarkeitsrechte, die sich aus dieser Gruppe ableiten.
✉️ Niemand erhält eine Benachrichtigung bei Änderung der Zuordnung der Nutzer:innen. ↑ Top
Prozessvorlagen einer Gruppe zuordnen
Einer Gruppe sollten Prozessvorlagen zugeordnet werden. Dadurch werden für alle Nutzer:innen, die Mitglied der Gruppe sind, alle Aufgaben und Prozesse aus den zugeordneten Prozessvorlagen sichtbar.
⚠️ Das Ändern der Zuordung von Gruppen zur Prozessvorlagen ist nur für Nutzer:innen mit Administrationsrechten möglich. Wenn du die Sichtbarkeit für eine Prorzessvorlage ändern möchtest und keine Administrationsrechte hast, dann wende dich direkt an eine:n Nutzer:in mit Administrationsrechten.
Option 1
Du kannst Prozessvorlagen einer Gruppe auf der Seite der Gruppe zuordnen. Diese erreichst du über die Liste der Gruppen. Auf der Seite der Gruppe wählst du dann den Navigationsbereich Prozessvorlagen.
Dort siehst du, welche Prozessvorlagen bereits der Gruppe zugeordnet sind. Mit ÄNDERN in der Prozessvorlagenauswahl kannst du Prozessvorlagen der Gruppe zufügen oder aus dieser entfernen.
Option 2
Du kannst Prozessvorlagen einer Gruppe auf der Seite der Prozessvorlage zuordnen. Diese erreichst du über die Liste der Prozessvorlagen.
Mit ÄNDERN in Gruppen kannst du der Prozessvorlage Gruppen hinzufügen oder entfernen.
👁️ Wenn du eine Prozessvorlage einer Gruppe zufügst, dann erhalten alle Mitglieder der Gruppe sofort Sichtbarkeit zu allen Aufgaben der Prozessvorlage. Wenn du eine Prozessvorlage aus einer Gruppe entfernst, dann verlieren alle Mitglieder der Gruppe die Sichtbarkeit für die Aufgaben und Prozesse der Vorlage.
⚠️ Eine Prozessvorlage kann mehreren Gruppen zugeordnet werden.
✉️ Niemand erhält eine Benachrichtigung bei Änderung der Zuordnung von Prozessvorlagen.
⚠️ Wenn du eine Prozessvorlage aus einer Gruppe entfernst, kann es passieren dass die Prozessvorlage keiner Gruppe mehr zugeordnet ist. Damit sind die zugehörigen Aufgaben für alle Nutzer:innen in samarbeid nicht mehr sichtbar. Wenn dieser Fall eintritt werden alle Nutzer:innen mit Administrationsrechten in Bereich Alles Im Blick auf dem Dashboard darauf aufmerksam gemacht. ↑ Top
Dossiervorlagen einer Gruppe zuordnen
Einer Gruppe sollten Dossiervorlagen zugeordnet werden. Dadurch werden für alle Nutzer:innen, die Mitglied der Gruppe sind, alle Dossiers aus den zugeordneten Dossiervorlagen sichtbar.
⚠️ Das Ändern der Zuordung von Gruppen zu Dossiervorlagen ist nur für Nutzer:innen mit Administrationsrechten möglich. Wenn du die Sichtbarkeit für eine Dossiervorlage ändern möchtest und keine Administrationsrechte hast, dann wende dich direkt an eine:n Nutzer:in mit Administrationsrechten.
Option 1
Du kannst Dossiervorlagen einer Gruppe auf der Seite der Gruppe zuordnen. Diese erreichst du über die Liste der Gruppen. Auf der Seite der Gruppe wählst du dann den Navigationsbereich Dossiervorlagen.
Dort siehst du, welche Dossiervorlagen bereits der Gruppe zugeordnet sind. Mit ÄNDERN in der Dossiervorlagenauswahl kannst du Dossiervorlagen der Gruppe zufügen oder aus dieser entfernen.
Option 2
Du kannst Dossiervorlagen einer Gruppe auf der Seite der Dossiervorlage zuordnen. Diese erreichst du über die Liste der Dossiervorlagen.
Mit ÄNDERN in Gruppen kannst du der Dossiervorlage Gruppen hinzufügen oder entfernen.
👁️ Wenn du eine Dossiervorlage einer Gruppe zufügst, dann erhalten alle Mitglieder der Gruppe sofort Sichtbarkeit zu allen Dossiers der Dossiervorlage. Wenn du eine Dossiervorlage aus einer Gruppe entfernst, dann verlieren alle Mitglieder der Gruppe die Sichtbarkeit für die Dossiers der Vorlage.
⚠️ Eine Dossiervorlage kann mehreren Gruppen zugeordnet werden.
✉️ Niemand erhält eine Benachrichtigung bei Änderung der Zuordnung von Dossiervorlagen.
⚠️ Wenn du eine Dossiervorlage aus einer Gruppe entfernst, kann es passieren dass die Dossiervorlage keiner Gruppe mehr zugeordnet ist. Damit sind die zugehörigen Dossiers für alle Nutzer:innen in samarbeid nicht mehr sichtbar. Wenn dieser Fall eintritt werden alle Nutzer:innen mit Administrationsrechten in Bereich Alles Im Blick auf dem Dashboard darauf aufmerksam gemacht. ↑ Top
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