Grundelemente von samarbeid
Samarbeid hat einige wichtige Grundelemente. Um gut mit samarbeid arbeiten zu können, solltest du diese Grundelemente kennen.
Der Kern von samarbeid sind Aufgaben. Denn auch euer Team organisiert sich rund um die Aufgaben, die erledigt werden müssen. In samarbeid haben Aufgaben eine:n Verantwortliche:n und mehrere Teilnehmer:innen. Gemeinsam arbeiten sie daran, dass die Aufgabe rechtzeitig abgeschlossen werden kann. In samarbeid haben Aufgaben immer einen Status – entweder erstellt, aktiv, abgeschlossen, übersprungen oder aktiv. Samarbeid unterstützt dich besonders dabei, die aktiven Aufgaben für die du verantwortlich bist oder an denen du teilnimmst im Blick zu behalten. Aufgaben können ein Fälligkeitsdatum haben. Ab dem Tag dieser Deadline erinnert dich samarbeid regelmäßig daran, dass diese Aufgabe fällig ist.
Wenn ihr an einer Aufgabe arbeitet, dann entstehen dabei Daten. Diese Daten werden in den Datenfeldern der Aufgaben gespeichert. Jede Aufgabe hat Datenfelder, die in der Vorlage vorgegeben sind. Und du kannst jeder Aufgabe weitere Datenfelder hinzufügen, wenn es während der Arbeit an der Aufgabe notwendig wird.
Wenn ihr an einer Aufgabe arbeitet, entsteht Kommunikationsbedarf. In jeder Aufgabe gibt es Kommentare, so dass direkt im Kontext der Aufgabe diskutiert werden kann.
Die meisten Aufgabe sind Teil von Prozessen. Ein Prozess ist eine Abfolge von Aufgaben. Prozesse bündeln Aufgaben zu einem größeren Aufgabenbereich. Im Normalfall ist die Abfolge der Aufgaben in einem Prozess sequentiell – d.h. erst wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, wird die Nachfolgeaufgabe aktiv. Mit Blöcken kannst du diese Abfolge noch etwas umfangreicher strukturieren. Auch Prozesse haben eine:n Verantwortlichen. Und auch in Prozessen kann mit Hilfe der Kommentare kommuniziert werden.
Die meisten Prozesse basieren auf Prozessvorlagen. Prozessvorlagen legen genau fest, aus welchen Aufgaben ein Prozess bestehen sollte und aus welchen Datenfeldern diese Aufgaben bestehen sollten.
Die meisten Daten in samarbeid werden innerhalb der einzelnen Prozesse gespeichert. Es gibt aber auch Dinge, die werden in verschiedenen Prozessen benötigt (z.B. der Eintrag für ein Kunde). Dafür gibt es Dossiers. Dossiers sind die Knotenpunkte eures organisationalen Gedächtnisses in samarbeid. Ein Dossier für einen bestimmten Kunden kann in unterschiedlichen Aufgaben verlinkt werden. In den Dossiers werden in Datenfeldern die Stammdaten des Kunden gespeichert (Name, Telefonnummer etc.). In den Aufgaben wird gespeichert, was mit diesem Kunden gemacht wurde. Dadurch verlinken sich Aufgabe und Dossier. Und im Dossier entsteht automatisch ein 360°-Blick auf alle Aktivitäten, die mit diesem Kunden realisiert wurden. (Inspiriert ist dies von Niklas Luhmanns Zettelkasten.)
Auch Dossiers basieren auf Dossiervorlagen. Diese Dossiervorlagen legen bspw. fest, welche Datenfelder ein Dossier für einen Kunden hat.
Samarbeid dient der Zusammenarbeit im Team. In vielen Fällen gebietet der Datenschutz, dass nicht alles, was in samarbeid gespeichert wird, für alle sichtbar sein darf. Daher kann die Sichtbarkeit für Prozesse und Dossiers in samarbeid gesteuert werden.
Alle, die samarbeid nutzen, benötigen einen eigenen Account. Jeder Account wird mit allen Aktivitäten verbunden, die damit umgesetzt werden. Accounts können Rechte für die Administration haben. Zusätzlich zu den Accounts existieren in samarbeid Gruppen, bspw. für die AG Personal oder das Support-Team. Accounts können Mitglied in unterschiedlichen Gruppen sein. Für alle Prozess- und Dossiervorlagen wird festgelegt, welche Gruppen Zugang haben sollen. Wenn ein Account in einer Gruppe ist, die Zugang zu einer Vorlage hat, dann kann dieser Account alle Instanzen und auch die Vorlage selbst sehen und bearbeiten (andernfalls bleibt das alles unsichtbar für diesen Account). Diese weitgehenden Rechte verbindet samarbeid mit Transparenz. Alle Änderungen, die ein Account vornimmt, werden langfristig in der Historie gespeichert. Alle für dich sichtbaren Änderungen kannst du im Journal sehen.
Samarbeid wird kontinuierlich weiterentwickelt. Da kann es passieren, dass Hilfetexte ungenau werden. Bitte schreibe uns eine Mail, wenn du Fragen oder Anregungen zu diesem Hilfetext hast: kontakt@samarbeid.org