API

Wenn du aus Drittsystemen oder Automatisierungstools (wie IFTTT, Make, oder Zapier) in deinem samarbeid Prozesse starten oder Dossiers erstellen möchtest, dann kannst du die samarbeid API benutzen. Die API erlaubt es dir, von außerhalb dein samarbeid zu steuern. Um die API zu nutzen, benötigst du einen API-Token.

⚠️ ACHTUNG: Die externe API ist noch NICHT stabil und kann sich daher jederzeit verändern. Bitte stufe die Nutzung der samarbeid API derzeit als experimentell ein.

Inhalt

Schritt 1: API-Token erstellen
Schritt 2: API-Token nutzen
Schritt 3: API-Token zurücksetzen und deaktivieren

Schritt 1: API-Token erstellen

Um die API aus einem Drittsystem aufzurufen benötigst du einen API-Token. Dieser Token ist wie eine Art Passwort, mit dem du dem Drittsystem erlaubst, Änderungen in deinem samarbeid vorzunehmen.

API-Token in samarbeid sind an die einzelnen Nutzer:innen-Accounts geknüpft. Wenn ein Drittsystem beispielsweise einen neuen Prozess mit deinem Token startet, dann wird im Event (im Journal) zu lesen sein, dass du den Prozess via API gestartet hast.

Um deinen API-Token zu erstellen gehe in den Bereich Einstellungen deines Nutzerprofils …

Bereich Einstellungen im Profilbereich von Nutzer Marie im Demosystem

.. und wähle in deinem samarbeid-Profil den Bereich API aus.

Linkes Menü in den Einstellungen des Benutzerprofils.

Um deinen API-Token zu erhalten klickst du auf den Button AKTIVIEREN. Den Token kannst du dir dann einfach in die Zwischenablage kopieren.

Durch den Button AKTIVIEREN kannst du API-Token einfach erstellen.

Wichtig: Dein API-Token ist ein privater Zugang zu samarbeid. Gib den Token also nur weiter, wenn du dir sicher bist. ↑ Top

Schritt 2: API-Token nutzen

Wir haben für dich eine Dokumentation der samarbeid API (für diesen Link musst du in das Demosystem eingeloggt sein) erstellt. In deinem samarbeid findest die den Link zur aktuellen Dokuementation direkt über deinem API-Token.

Derzeit kannst du die folgenden Aktionen per API durchführen:

Abruf aller Prozessvorlagen – um die IDs von Prozessvorlagen und der darin genutzten Datenfeldern zu bestimmen
Abruf aller Dossiervolagen – um die IDs von Dossiervorlage und der darin genutzten Datenfelder zu bestimmen
Herunterladen von Excel-Tabelle mit allen Daten aus einer Prozessvorlage oder einer Dossiervorlage
Erstellung eines neuen Dossiers auf Basis einer bestimmten Dossiervorlage
Erstellung eines neuen Prozesses auf Basis einer bestimmten Prozessvorlage
Finden eines Prozesses – um einen Prozess mit einem bestimmten Titel oder einen anderen Suchparameter zu finden

Dokumentation der samarbeid-API

In der Dokumentation siehst du, welche Aktionen aktuell durch Drittsysteme ausgeführt über die samarbeid-API ausgeführt werden können und wie diese konfiguriert werden müssen. ↑ Top

Schritt 3: API-Token deaktivieren

Du kannst deinen Token jederzeit deaktivieren. Ab diesem Moment kann keine externes Drittsystem mehr eine Aktion über die API in deinem Namen ausführen.

Du hast die Möglichkeit einen aktiven Link zu deinem Kalender zu deaktivieren oder durch zurücksetzen einen neuen Link zu erstellen.

Oder du kannst deinen API-Token auch zurücksetzen. Beim Zurücksetzen wird dir ein neuer Token für deinen Account erstellt, denn der bisherige Token funktioniert dann nicht mehr. ↑ Top

Samarbeid wird kontinuierlich weiterentwickelt. Da kann es passieren, dass Hilfetexte ungenau werden. Bitte schreibe uns eine Mail, wenn du Fragen oder Anregungen zu diesem Hilfetext hast: kontakt@samarbeid.org

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Ein Tablet mit einem offenen samarbeid neben einer Pflanze - und das Portrait von Fine von samarbeid. Das Bild ist das Beispiel für einen Demo-Call zu den Funktionen.

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Vielen Dank an Douglas Lopes für das Beitragsbild.