Die Funktionen von samarbeid
Samarbeid ist eine leistungsstarke, aber intuitiv und einfach zu bedienende Lösung für die Zusammenarbeit in kleinen Organisationen. Mit all seinen Funktionen ist samarbeid dabei drei in einem 🛠️: Es ist für flexibles Aufgaben- und Prozessmanagement, für aufgabenorientierte Kommunikation im Team und die integrierte Daten- und Wissensbasis des Teams. Mit samarbeid kann dein Team mit wenig IT-Kenntnissen 🧓👩🏼👨 all eure Prozesse und Daten an einem Ort digitalisieren. Samarbeid ist ein lernendes System für lernende Organisationen.
- Alle Aufgaben gemeinsam in einem System managen
- Eure Arbeitsabläufe als flexible, strukturierte Prozesse
- Prozessvorlagen erstellen für sichtbare Best Practices im Team
- Chatfunktion direkt in Aufgaben und Prozessen
- Zuarbeit – Externe Informationen nahtlos einbinden
- Alle Daten im Blick mit Dossiers
- Datenexport in Excel
- Sichtbarkeiten von Prozessen und Daten
- Automatisches Starten von Prozessen
- Zeiterfassung und Zeitbudgets
- Kalenderintegration
Aufgaben und Prozesse
In samarbeid fängt alles mit einer Aufgabe an – aus dieser können dann eure Arbeitsabläufe als digitale Prozesse entstehen.
Alle Aufgaben gemeinsam in einem System managen
Mit samarbeid könnt ihr alle eure Aufgaben digital im Team bearbeiten. Es gibt pro Aufgabe eine verantwortliche und beliebig viele teilnehmende Personen.
In jeder Aufgabe könnt ihr flexibel Datenfelder hinzufügen, die für diese Aufgabe relevant sind (wie Datum, E-Mail Adressen, Freitextfelder, Hinweise, Dateianhänge…). So habt ihr eure strukturierten Daten genau da, wo ihr sie braucht.
Außerdem könnt ihr in jeder Aufgabe in Diskussion gehen, Fälligkeiten einstellen, eure Bearbeitungszeit erfassen und vieles mehr.
Eure Aufgaben könnt ihr entweder innerhalb von Prozessen oder einzeln erstellen.
Hier kommt ihr zu unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen von Aufgaben.
Eure Arbeitsabläufe als flexible, strukturierte Prozesse
Im Arbeitsalltag gibt es immer wieder Arbeitsabläufe, die sich wiederholen. Diese könnt ihr in samarbeid ganz leicht abbilden – und zwar genau so, wie es für euer Team passt.
Alles fängt mit einer Aufgabe an. Sobald ihr eine Folgeaufgabe erstellt, werden diese zu einem Prozess. Die Aufgaben können dann auch in Zusammenhängenden Blöcken innerhalb des Prozesses sortiert werden.
Habt ihr wiederkehrende Prozesse, die immer ganz ähnlich ablaufen? Dann könnt ihr diese ganz leicht als Vorlagen speichern.
Wie Prozesse Schritt für Schritt aufgebaut werden erfahrt ihr hier.
Prozessvorlagen erstellen für sichtbare Best Practices im Team
Die meisten Teams haben routinierte Arbeitsabläufe. Um die wiederkehrenden Aufgaben und Prozesse nicht jedes Mal neu zu starten, bietet samarbeid Prozessvorlagen.
Hier könnt ihr bestehende Prozesse mit nur einem Klick zu einem Template machen, aus dem ihr immer wieder neue Prozesse starten könnt. Diese sind natürlich komplett anpassbar, damit sie genau zu euren Abläufen passen.
Wie ihr Prozessvorlagen konkret in samarbeid erstellen könnt, findet ihr hier.
Chatfunktion direkt in Aufgaben und Prozessen
In jeder Aufgabe, jedem Prozess und jedem Dossier könnt ihr über Kommentare miteinander kommunizieren. So verliert ihr nicht eure Infos in irgendwelchen Messenger-Diensten sondern habt alles genau da, wo ihr sie braucht.
Ihr könnt die Kommentare nutzen, wie ihr es braucht: Als Aktenvermerke, als Feedback zu bestimmten Aufgaben, um Unklarheiten zu besprechen oder oder oder…
Die Einzelheiten zu Kommentaren findet ihr hier.
Zuarbeit – Externe Informationen nahtlos einbinden
In vielen Fällen braucht es Informationen von externen Beteiligten, die dann oft mühsam ins interne System übertragen werden. Mit der samarbeid Funktion Zuarbeit geht das einfacher.
Ihr könnt für jede Aufgabe einen Link erstellen, ähnlich wie ein Freigabelink bei Dropbox oder WeTransfer. Dadurch können externe Personen die Datenfelder in einer Aufgabe bearbeiten oder ergänzen, ohne dass sie Zugriff auf das gesamte System haben. Ihr sendest ihnen einfach den generierten Link, und sobald die Zuarbeit erledigt ist, werdet ihr benachrichtigt.
Wie die Zuarbeit ganz konkret funktioniert, findet ihr hier.
Alle wichtigen Infos an einem Ort
Eins der großen Vorteile von samarbeid ist die Datenablage. Ihr könnt sowohl in allen Aufgaben und Prozessen als auch in Dossiers alle Dokumente ablegen und miteinander verlinken. So habt ihr sie jederzeit genau da, wo ihr sie braucht. Damit ist die lange Suche in Ordnern auf dem Laufwerk oder im Büro Vergangenheit.
Alle Daten im Blick mit Dossiers
Dossiers sind so etwas wie „Sammlungen“ von Themen. Hier könnt ihr alles geordnet eintragen, was für eure Arbeit wichtig ist. Mit Dossiervorlagen gebt ihr den Daten eine Struktur. Und diese können ganz unterschiedlich sein: Ob Notizen, Verträge, Klient*innen, Organisationen, Forschungsergebnisse… All das sammelt ihr in den Dossiers, damit nichts mehr verloren geht.
Alles zu Dossiers erklären wir dir hier genauer.
Datenexport in Excel
Gerade bei Berichtspflichten oder der Weitergabe von Informationen ist es wichtig, alle Daten einfach herunterladen zu können. Mit samarbeid könnt ihr eure Daten für Excel oder ähnliche Programme gebündelt herunterladen. Das macht Reportings schnell und einfach.
Ihr könnt die Daten aus allen Aufgaben und aus allen Dossiers herunterladen. Entweder über das User Interface – oder über die API.
Weitere Funktionen zur digitalen Zusammenarbeit
Sichtbarkeiten von Prozessen und Daten
Nicht alle Prozesse sind für alle Teammitglieder relevant. In samarbeid könnt ihr über verschiedene Gruppen alle Sichtbarkeiten verwalten, damit genau jede Person das sieht, was für sie wichtig ist.
Alles über das Verwalten von Nutzenden und Gruppen findet ihr hier.
Zeiterfassung und Zeitbudgets
Mit der Zeiterfassung könnt ihr die Zeit, die ihr für eine Aufgabe gebraucht habt, ganz leicht hinzufügen. Wenn ihr euch im Team ein Zeitlimit gesetzt habt, könnt ihr dieses als Zeitbudget eintragen. Dann seht ihr jederzeit, wie viel von eurem Budget übrig ist.
Genaueres zur Zeiterfassung findet ihr hier.
Automatisches Starten von Prozessen
Regelmäßig wiederkehrende Abläufe und Prozesse, wie wöchentliche Besprechungen, Quartalsberichte oder Reportings, lassen sich mit samarbeid ganz einfach automatisch starten. Damit habt ihr den Kopf frei, um euch um eure inhaltlichen Aufgaben zu kümmern, während das System für euch die Organisation erleichtert.
Mehr zum automatischen Starten findet ihr hier.
Mit samarbeid ist für euch sogar noch mehr Automation möglich. Ihr könnt Prozesse aus anderen Anwendungen heraus per API automatisch starten. Ein sehr praxisnahes Beispiel dafür haben wir in unserem Beitrag „Automatisierung deiner Formulare in WordPress mit samarbeid“ beschrieben.
Mehr zum Thema API findet ihr hier.
Kalenderintegration
Über die Fälligkeiten von Aufgaben habt ihr nicht nur innerhalb von samarbeid eure Deadlines im Blick, sondern könnt diese auch in eure externen Kalender integrieren.
Mehr dazu findet ihr hier.
Welche Funktionen machen eure Zusammenarbeit einfach?
✅ Managt all eure Aufgaben in einem leicht zu bedienenden System.
🎬 Bearbeitet eure Arbeitsabläufe als flexible und zugleich strukturierte Prozesse.
🖌️ Prozesse sind jederzeit veränder- und erweiterbar – für volle Flexibilität.
📋 Benutzt Prozessvorlagen, um Best Practices im Team wiederzuverwenden.
⚙️ Startet eure Prozesse automatisch, wiederkehrend oder aus Drittsystemen heraus.
💬 Kommuniziert im Team direkt im Zusammenhang mit euren Aufgaben und Prozessen.
📝 Flexibel anpassbare Datenfelder machen das Hinzufügen von Daten zu Aufgaben leicht.
📎 PDFs, Bilder und andere Dokumente einfach direkt zu Aufgaben hinzufügen – genau dort, wo es hingehört.
📈 Exportiert alle Daten in Excel-Tabellen – perfekt für Reports, Analysen oder Charts.
🗂️ Dossiers geben einen 360°-Blick über all die wichtigen Dinge im Team (wie Verträge, Kund:innen etc.).
🔍 Die Volltextsuche macht das Finden von Daten in samarbeid kinderleicht.
🕶️ Managt Sichtbarkeiten von Prozessen und Daten, damit alle das sehen, was sie sehen sollten.
📆 Integriert Aufgaben in eure Kalenderapps und seht alle Fälligkeiten direkt im Kalender.
⏲️ Mit der Zeiterfassung habt ihr eure Zeitbudgets pro Aufgabe bestens im Blick.
Neugierig geworden – aber noch nicht sicher, ob samarbeid zu euch passt?
Ihr könnt jederzeit einen Demo-Termin buchen, in dem Fine euch samarbeid live vorstellt und ihr alle eure Fragen loswerden könnt. Der 30-Minuten-Termin ist unverbindlich, natürlich kostenfrei und kinderleicht zu buchen. ➡️
Samarbeid kennenlernen
In unserem Demosystem könnt ihr samarbeid jetzt direkt testen.
Unser Tutorial hilft bei den ersten Schritten.
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