Sicherer Datentransfer mit samarbeid

In vielen Anwendungsfällen werden Dateien an externe Personen geschickt – in der Sozialwirtschaft beispielsweise Berichte, Gutachten oder andere sensible, personenbezogene Daten. Dabei greift euer Team oft auf den Datentransfer per Mail oder – wenn die Daten größer sind – auf klassische File-Transfer-Dienste wie Wetransfer zurück. Allerdings haben die beiden Methoden ein paar Nachteile: Die Dateien sind nicht immer sicher gespeichert, bei Wetransfer laufen die Links nach kurzer Zeit ab, und der Zugriff ist manchmal umständlich.

Mit samarbeid geht das besser. Mit Hilfe der Funktion Zuarbeit könnt ihr Dateien sicher bereitstellen, die eure Empfänger:innen jederzeit herunterladen können – ohne Zeitdruck und ohne komplizierte Prozesse. Die Dateien bleiben in samarbeid gespeichert, bis ihr sie selbst löschst, und sind nur für Personen mit dem Link abrufbar.

Viele Menschen nutzen WeTransfer oder ähnliche Dienste, um schnell Dokumente zu verschicken. Doch solche Links haben eine begrenzte Gültigkeit – wenn die Datei nicht rechtzeitig heruntergeladen wird, ist sie weg und muss neu versendet werden. Das ist nicht nur mühsam, sondern auch fehleranfällig.

Mit samarbeid könnt ihr Dateien mit externen Personen teilen, ohne dass sie nach wenigen Tagen verschwinden. Das macht die Zusammenarbeit deutlich entspannter, weil niemand sich beeilen oder nachfragen muss, ob die Datei noch abrufbar ist. Zusätzlich ist alles, was ihr in samarbeid teilt, DSGVO-konform gespeichert und kann nicht aus Versehen in falsche Hände geraten.

Besonders praktisch: Mit der Zuarbeit braucht die empfangende Person keinen eigenen samarbeid-Zugang, um die Datei herunterzuladen. Sie erhält einfach eine E-Mail mit einem sicheren Link – unkompliziert und direkt.

Die Nutzung der Zuarbeit-Funktion für den Dateiversand ist denkbar einfach:

1. Datei hochladen
Ihr legt in samarbeid eine neue Aufgabe an und fügt die Datei hinzu, die ihr verschicken möchtet. Dabei ist es egal, ob es sich um kleine Dateien wie PDFs oder Word-Dokumente handelt oder große Dateien und Formate – alles ist möglich.

2. Zuarbeit erstellen und versenden
Jetzt erstellt ihr eine Zuarbeit in der Aufgabe und schickt den generierten Link per E-Mail an die Person, die die Datei erhalten soll.

3. Datei herunterladen – ohne Zeitdruck
Die empfangende Person kann die Datei jederzeit herunterladen – ohne eine Frist einhalten zu müssen und ohne sich registrieren zu müssen. So bleibt der Prozess maximal flexibel.

4. Status im Blick behalten
Falls ihr wissen möchtet, ob die Datei bereits abgerufen wurde, könnt ihr das direkt in samarbeid nachverfolgen. Ihr habt also jederzeit den Überblick über den Datentransfer.

Der Datentransfer mit samarbeid ist besonders gut geeignet in Fällen, in denen Sicherheit und der Transfer großer Daten wichtig sind. Hier ein paar Beispiele:

• Sensible Gutachten oder Berichte: Oft müssen Fachkräfte Dokumente mit externen Partner:innen oder Klient:innen teilen. Mit samarbeid geht das sicher und ohne Risiko, dass die Datei zu früh gelöscht wird.
• Rechtlich relevante Dokumente: Manche Dateien müssen langfristig verfügbar bleiben und dürfen nicht einfach ablaufen. In samarbeid kannst du das genau steuern.
• Große Dateien: Viele Dateien sind zu groß, um sie per E-Mail zu verschicken. In samarbeid könnt ihr große Dateien hochladen und per Zuarbeit versenden.
• Datenaustausch mit externen Partner:innen: Ob Dienstleister:innen, Behörden oder Kooperationspartner:innen – Zusammenarbeit wird einfacher, wenn alle Beteiligten jederzeit auf die wichtigen Unterlagen zugreifen können.

Ihr wollt den sicheren Datentransfer mit samarbeid selbst testen? Dann erstellt in unserem Demosystem eine Testaufgabe inkl. Zuarbeit – oder registriert euch jetzt für euren eigenen Workspace!

Foto von Daria Nepriakhina 🇺🇦 auf Unsplash.