Gerade in Vertretungssituationen kann es passieren, dass automatisch gestartete Prozesse untergehen, wenn manuell keine Teilnehmenden hinzugefügt werden. Hier schaffen wir mit unserem neuesten Feature Abhilfe. Denn in den Prozessvorlagen kannst du ab sofort bestimmen, wer automatisch als Teilnehmend für eine Aufgabe zugewiesen wird, sobald diese im Prozess aktiv wird. Wähle einfach die betreffenden Personen im Feld „Automatisch Teilnehmende“ aus, und sie werden automatisch hinzugefügt, wenn die Aufgabe ansteht.
Dabei besteht die Möglichkeit, dass eine Person automatisch als Teilnehmende zugewiesen wird, aber keine Sichtbarkeit für die Aufgabe hat. Das solltet ihr beachten.
Bei automatischen Zuweisungen werden die Teilnehmenden nicht über ihre Teilnahme informiert, sondern lediglich darüber, dass die Aufgabe gestartet wurde. Im Gegensatz zu Strukturänderungen in Prozessvorlagen wird diese Änderung sofort für alle Prozesse, die der Vorlage zugeordnet sind, aktiv.
Entdecke dieses Feature in unserem Demosystem, indem du dich (bspw. als Daniel) einloggst und einen neuen Prozess der Vorlage „Reporting Impact Social Media“ startest. Dann wird der Nutzer Lutz automatisch Teilnehmer der ersten Aufgabe, da dies in der Prozessvorlage so festgelegt ist. Wie genau du vorgehst, um selbst automatisch Teilnehmende in Aufgaben hinzuzufügen erfährst du in unserer Hilfe.
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