An Lehrstühlen und in Forschungsgruppen sind viele Dinge gleichzeitig zu tun. Lehre, Forschung, Transfer, Gremienarbeit. Eine Unmenge an Fristen (Deadlines für Call for Papers, für Forschungsanträge, für Vertragsverlängerungen, für Projektberichte oder Gutachten) muss eingehalten werden. Die Gruppe arbeitet an vielen Stellen zusammen – aber oft fehlt der Überblick und es herrscht unnötiges Chaos. Gelingt es funktionierende Strukturen der Zusammenarbeit aufzubauen, können diese auf Grund der üblichen hohen Fluktuation wieder schnell verloren.
Mit samarbeid kann ein Ort geschaffen werden, in dem alle Arbeitsabläufe der Gruppe digitalisiert werden. Das ermöglicht eine verbesserte Arbeitsorganisation, optimierte Arbeitsabläufe, echtes Wissensmanagement, vereinfachtes Reporting und verbesserte Kommunikation innerhalb der Forschungsgruppe. Mit samarbeid bekommt die Forschungsgruppe ihr eigenes Gedächtnis.
Einsatzgebiete für samarbeid in Forschungsgruppen
- Anbahnung und Akquise von Drittmittelprojekten
- Planung und Durchführung von Lehrverannstaltungen
- Durchführung und Berichtswesen von Drittmittelprojekten
- Erstellung und Veröffentlichung von Publikationen
- Betreuung von Qualifizierungsarbeiten (Projektarbeiten, Bachelorarbeiten, Masterarbeiten, Dissertationen)
- Ausschreibung und Besetzung von Stellen (Hilfskräfte, Doktoranden, wissenschaftlich Mitarbeitende)
- Teilnahme oder Leitung von Berufungskommissionen
- und viele mehr….
Anforderungen an Digitalisierungslösungen für das Management von Forschungsgruppen
Die besondere Situation von Forschungsgruppen als relativ autonome Organisationseinheiten in Großorganisationen wir Universitäten, Hochschulen oder Forschungseinrichtungen zu ganz spezifischen Anforderungen an eigene Digitalisierungslösungen:
Der Arbeitsalltag besteht oft aus fallorientiertem Arbeiten, wie die Betreuung von Qualifizierungsarbeiten, die Leitung einer Berufungskommission oder die Akquise eines Drittmittelprojekts. Digitalisierungslösungen müssen diese fallbasierte Arbeitsorganisation im Team unterstützen.
Digitale Fallakten sollen direkt bei der Fallbearbeitung geführt werden statt als Ordner im Büro stehen. So haben alle Beteiligten alle relevanten Informationen immer am richtigen Ort. Dabei müssen die Anforderungen an digitale Aktenführung erfüllt sein.
Die Arbeit findet im Kontext zumeist öffentlicher Einrichtungen, aber mit vielen Schnittstellen zu Dritten statt. Digitalisierungslösungen sollen sichere Kommunikation sowie Dokumenten- und Datenaustausch zwischen allen Beteiligten ermöglichen.
Forschungsgruppen haben keine eigene IT-Abteilung. Die Teammitglieder müssen selbstbestimmt in der Lage sein, die Abläufe der Gruppe zu konfigurieren und anzupassen.
Die hohen Anforderungen des Datenschutzes bei personenbezogenen Datem erfordern, dass Datenschutz, Datensicherheit und Datenhoheit durch die Digitalisierungslösung sichergestellt sind.
Funktionen von samarbeid für Forschungsgruppe
Alle teaminternen Aufgaben in einem System
Alle Mitglieder der Forschungsgruppe sehen, wer für was verantwortlich ist. Vertretungen, Fälligkeiten und Wiedervorlagen sind einfach zu managen. Sichtbarkeiten und Berechtigungen können von euch individuell eingestellt werden.
Prozessvorlagen für wiederkehrende Abläufe im Team
In Prozessvorlagen wird festgelegt, wie die Standardabläufe (bspw. für die Betreuung einer Qualifizierungsarbeit) aussehen und welche Daten
in allen Schritten erfasst werden sollen. Während der Fallbearbeitung können individuell Aufgaben geändert werden.
Chatfunktion in Aufgaben und Prozessen
In samarbeid findet die teaminterne Kommunikation direkt in den Abläufen statt – so gehen weder Kontext noch Daten zu einem wichtigen Projektantrag in privaten Messenger-Apps verloren.
Externe Zuarbeit
Bei bestimmten Aufgaben braucht es Daten und Dokumente von außerhalb des Teams – ohne dass Externe Zugriff auf interne Daten haben. Mit der samarbeid Zuarbeit könnt ihr einzelne Aufgaben für Externe freigeben, so dass euch potentielle Projektpartner einen LOI direkt in den Akquiseprozess laden können.
Datenexport in Excel für Berichte oder Analysen
An Hochschulen und in Forschungseinrichtgungen gibt es unglaublich viele Reportingaufgaben. In samarbeid sind all eure Daten an einem Ort verfügbar
und können leicht als Excel-Datei heruntergeladen oder per API abgerufenwerden.
…mehr über die Funktionen erfahren
Titelfoto von Adam Bezer auf Unsplash. Danke auch an Dom Fou.
Mit samarbeid starten
Samarbeid ausprobieren
In unserem Demosystem könnt ihr alles machen, was in samarbeid möglich ist. Unsere Tutorials helfen Euch bei den ersten Schritten.
Samarbeid für Euer Team
In unserem Programm „samarbeid für euer Team“ hosten wir euch kostenlos euer eigenes samarbeid.
Dabei unterstützen wir euer Team natürlich bei den ersten Schritten.