Für jede Aufgabe kannst du jetzt eine Zuarbeit erstellen, ähnlich wie ein Freigabelink bei Dropbox oder Wetransfer. Dadurch können externe Personen die Datenfelder in einer Aufgabe bearbeiten oder ergänzen, ohne dass sie Zugriff auf das gesamte System haben. Du sendest ihnen einfach den generierten Link, und sobald die Zuarbeit erledigt ist, wirst du benachrichtigt. Die eingereichten Informationen sind direkt in der Aufgabe verfügbar.
Du findest die Funktion „Zuarbeit erstellen“ im rechten Bereich jeder Aufgabe. Nach dem Erstellen kannst du den Link kopieren und an die externe Person senden. Die zuarbeitende Person sieht nur die Daten- und Hinweisfelder der Aufgabe – keine Kommentare oder internen Informationen.
Möglichkeiten mit Zuarbeit
- Externe Datenerfassung: Nutze Zuarbeit, um von externen Partner:innen, Lieferant:innen oder Kund:innen spezifische Daten oder Dokumente zu sammeln. Zum Beispiel könntest du Finanzdokumente von einem externen Buchhalter oder rechtliche Unterlagen von einem Anwalt anfordern.
- Klient:innen-Eingaben: Klient:innen können ihre eigenen Daten direkt in die Aufgaben einfügen, wie etwa die Eingabe von Selbsteinschätzungen, Fragebögen oder Anträgen. Das erleichtert die Bearbeitung und den Überblick über eingereichte Informationen.
- Dateiübertragung: Verwende den Zuarbeitslink als sicheren Upload- oder Download-Link für Dateien, ähnlich wie bei WeTransfer. Externe Personen können entweder Dokumente hochladen, die dann direkt der entsprechenden Aufgabe zugeordnet werden, oder von dir bereitgestellte Dateien herunterladen.
- Feedback und Überarbeitung: Erhalte Feedback zu einem Dokument, Entwurf oder Konzept von externen Expert:innen. Diese können über den Zuarbeitslink ihr Feedback und Vorschläge zurückmelden, ohne Zugriff auf das gesamte System zu haben.
- Projektbeteiligung ohne Systemzugriff: Lass externe Berater:innen oder Freiberufler:innen an spezifischen Aufgaben arbeiten, ohne ihnen vollen Zugang zu euren Systemen zu geben. Sie können ihre Arbeitsergebnisse direkt in die Zuarbeit einfügen.
- Vertrags- und Angebotserstellung: Kunden oder Partner können direkt in die Zuarbeit ihre Rückmeldungen oder Anpassungen zu Verträgen und Angeboten einfügen. Das macht die Verhandlungsphase effizienter und übersichtlicher.
- Anforderungs- und Beschaffungsmanagement: Lieferanten oder externe Dienstleister können benötigte Daten, Angebote oder Bestätigungen direkt in die entsprechende Aufgabe eintragen, was den Beschaffungsprozess vereinfacht.
- Schulungen und Zertifizierungen: Teilnehmer:innen können über Zuarbeiten ihre Zertifikate oder Abschlussberichte direkt hoch- oder runterladen, um den Schulungsfortschritt zu dokumentieren.
Mit Zuarbeit kannst du externe Expertise in eure Arbeitsprozesse einbinden, ohne dabei die Kontrolle oder Sicherheit zu verlieren. Erfahre mehr über die Nutzung von Zuarbeiten und probiere unsere neue Funktion direkt aus.
Und jetzt los: Erlebe selbst, wie einfach Zusammenarbeit über die Grenzen deines Teams hinaus sein kann.
Beitragsfoto von Matt Ridley auf Unsplash.